Potrivit prevederilor Legii contabilității (art. 10 L. 82/1991 actulizată) toate firmele sunt obligate să-și conducă evidența contabilă. Ca și firmă, ai două variante pe care le poți alege:

1. Poţi alege să ai propriul tău contabil ( se mai numește in-house accounting services) sau propriul departament de contabilitate  - în cazul în care compania ta este mai mare.
2. poţi alege să îţi externalizezi contabilitatea firmei tale angajând o firmă de contabilitate ( numit și outsourced accounting services).

(2) Contabilitatea se organizeaza si se conduce, de regula, in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul-sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare.
(3) Contabilitatea poate fi organizata si condusa pe baza de contracte de prestari de servicii in domeniul contabilitatii, incheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania. (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 10, alin 2 și 3)

Unul din factorii care pot contribui semnificativ la succesul sau eșecul afacerii tale este calitatea serviciilor contabile de care ai parte. Vom explora mai jos cele doua variante pentru a vedea avanajele și dezavantajele fiecăreia.

De ce ai alege să îţi externalizezi serviciile de contabilitate?

Există o serie de avantaje pentru care merită să contractezi serviciile unei firme de contabilitate şi acestea ar fi:

• Investiții și costuri mai mici pentru firma ta. Nu vei avea grija costului pentru software-ul de contabilitate precum şi a costurilor cu infrastructura, cu alte echipamente sau investiţii în resurse umane.
• Personal bine instruit, cu experienţă are grijă de sarcinile agreate prin contract. Contabilii care lucrează într-o firmă de contabilitate obţin o mai bună expunere la toate sarcinile legate de contabilitate (valabil cel mai adesea dar nu întotdeauna).
• Poţi să fi sigur că înregistrarea, manipularea, gestionarea şi înregistrarea sarcinilor zilnice de contabilitate se fac în concordanţă  cu respectarea standardelor profesionale şi reglementărilor legale.
• Economisești timp care altfel ţi-ar fi necesar pentru recrutarea, intervievarea şi instruirea personalului de contabilitate.
• Eficienţă în lucru şi tarife de lucru mai mici. Firmele de contabilitate se străduiesc să satisfacă nevoile a cât mai multor clienţi într-un timp cât mai scurt. Firma de contabilitate este plătită strict pentru misiunile îndeplinite în decursul lunii, ceea ce oferă mai multă valoare baniilor tăi.
• Asumarea responsabilității. Aceasta revine firmei de contbilitate în cazul în care colaborezi cu o asemenea firmă (ar trebui să fie parte din prevederile contractului).
• Asigurarea de răspundere profesională. Toate firmele de contabilitate sunt obligate să încheie o asigurare de răspundere profesională. În cazul unor erori imputabile firmei de contabilitate, aceasta va folosi asigurarea pentru a plăti posibilele amenzi și sume datorate.
• Vei face faţă mai uşor concurenţei. Te concentrezi asupra ce știi să faci și a activității prinipale a afacerii tale fără să fii distras de alte sarcini.

Trebuie avute în vedere şi dezavantajele dacă alegi să lucrezi cu o firmă de contabilitate şi anume:

•  Riscul de scurgere de informaţii către concurenţi. Acest risc se poate întâlni de asemenea şi atunci când alegi să angajezi un contabil și ţine foarte mult de etica fiecăruia. Este mai mic in cazul firmelor de contabilitate şi mai crescut în cazul în care hotărăşti angajarea unui contabil propriu deoarece în cadrul firmelor de contabilitate există reguli de conduită mult mai stricte.
• Un control mai mic asupra sarcinilor de contabilitate şi asupra informaţiilor contabile. Când ai propriul contabil, poți să-i spui mai ușor ce să facă și e posibil să ai acces mai rapid la informații contabile când ai nevoie de acestea. În cazul unei firme de contabilitate, aceasta va executa doar sarcinile prevăzute în contract. Dacă vrei mai mult, de regulă înseamnă costuri suplimentare.
• Firma de contabilitate cu care colaborezi se închide. Dacă acest lucru se întâmplă, nu trebuie să te alarmezi!  Pe piaţă se află destule firme de contabilitate de unde poți  să-ţi găsești un înlocuitor în cel mai scurt timp. Lucrul important este alegerea firmei cu care să colaborezi.

De ce să ai propriul tău contabil?

Situația de a avea un contabil angajat are câteva avantaje care trebuie luate în considerare, acestea fiind următoarele:

• Menţinerea controlului asupra sarcinilor care trebuie îndeplinite de către contabilul tău şi asupra informaţiilor furnizate de acesta.
• Comunicare mai eficientă. Prezenţa contabilului în cadrul firmei tale îţi asigură în cel mai scurt timp răspunsuri la acţiunile dorite de tine.
• O posibilă mai bună cunoaştere a performanţelor firmei tale. Deoarece o singură persoană este responsabilă pentru mai multe funcţii cum ar fi procesarea salariilor, pregătirea situaţiilor financiare şi a declaraţiilor fiscale aceasta ajunge să cunoască foarte bine situaţia firmei tale. Astfel, contabilul tău poate veni cu soluţii de dezvoltare a strategiei financiare pe termen lung sau poate ajuta la maximizarea profitului.
• Secretele tale sunt în siguranţă. În funcţie de etica fiecărui contabil este şi nivelul de divulgarea a informaţiei concurenţilor.

Dezavantajele de a-ţi angaja propriul contabil sunt următoarele:

• Plăteşti o sumă fixă de bani indiferent de volumul de muncă. Un contabil in-house trebuie să-și primească salariul lunar. De regulă, e o sumă fixă de bani în fiecare lună (ține cont aici și de contribuțiile salariale).
• Costuri suplimentare. În plus față de salarul lunar, un contabil angajat implică o serie de cheltuieli suplimentare printer care: traininguri/instruire, abonamente contabile/fiscal/legale, achiziții de echipamente (birou, calculator, imprimanta, consumabile), deplasări la instituțiile statului, etc.
• Amenzi și alte cheltuieli. Este mai greu (nu imposibil) de a-i imputa propriului contabil amenda primită. În plus, e posibil ca, contabilul tău să ajungă într-o situație călduță pentru el din punct de vedere al salariului, sarcinilor si mediului de lucru care să ducă la stagnare. Nu va mai fi la fel de interest să se dezvolte și să-și actualizeze cunoștințele. Pentru firma ta, acest scenariu nu e ceva de dorit însă are șanse să se întâmple.
• Apar greşeli la nivelul datelor contabile. Întrucât acestea sunt prelucrate de o singură persoană, ele nu sunt verificate de încă cineva pentru a depista diferitele greşeli ce pot apărea voit sau nevoit. Erori apar de asemenea şi datorită faptului că menţinerea contabilităţii de zi cu zi poată să ajungă o sarcină monotonă pentru angajatul tău acesta devenind plictisit şi dezinteresat de munca prestată.
• Ai nevoie de timp ca angajator să îţi recrutezi şi să îţi instruieşti personalul.
• Poată să apară riscul de fraudă sau delapidare din partea contabilului angajat. Deși mai rare, asemenea situații există. Ar merita avute în vedere.

Este important de știut că aceste variante nu sunt rigide și poți schimba, relative ușor, între formele prin care alegi să-ți păstrezi contabilitatea: angajat propriu vs. externalizare către o firmă de contabilitate. Cele două metode se pot și combina în diferite variante: angajat propriu pentru contabilitate primară – eventual și alte sarcini plus externalizarea celorlalte activități contabile. Sau contabil propriu și o verificare periodică a contabilității tale de către cineva din exterior.

În concluzie, este important să fii atent când îţi alegi metoda prin care îţi ţii contabilitatea. Datorită avantajelor oferite, cele mai multe firme aleg să îşi externalizeze serviciile de contabilitate. Dar să nu uităm că sunt şi cazuri în care opțiunea ta cea mai bună este de a avea propriul contabil angajat.

Sperăm că aceste rânduri vor face mai ușoară alegerea variante potrivite pentru contabilitatea firmei tale.